В Україні підприємці можуть працювати за двома основними системами оподаткування — спрощеною або загальною. Від вибору системи залежить не лише розмір податків, але й складність бухгалтерського обліку, кількість звітності та загальна організація роботи бізнесу. З матеріалу видання Finteco стає зрозуміло, що на практиці різниця між цими системами стає особливо помітною, коли мова йде про структуру витрат, рівень доходу та специфіку діяльності підприємця.
Як працює спрощена система оподаткування
Спрощена система оподаткування створена для малого бізнесу і передбачає значно простіші правила ведення діяльності. Підприємець сплачує єдиний податок, який замінює одразу кілька інших податків, а також єдиний соціальний внесок (ЄСВ). При цьому основною особливістю такої системи є те, що податок сплачується з доходу, а витрати підприємця не враховуються.
Залежно від масштабу діяльності підприємці можуть працювати на різних групах єдиного податку. Найчастіше у практиці малого бізнесу використовується друга або третя група. На третій групі податок становить 5% від отриманого доходу, якщо підприємець не є платником ПДВ.
Переваги для підприємців:
- Мінімальне податкове навантаження — фіксовані суми для 1-2 груп ФОП або невеликі ставки 3-ї групи (3% або 5%).
- Проста звітність — квартальні декларації, мінімальний документообіг, більше часу для розвитку бізнесу.
- Гнучкість групи — можливість переходу між групами залежно від розвитку бізнесу, без кардинальних змін у роботі.
Попри переваги, спрощена система має ряд суттєвих обмежень.
- Ліміти доходів:
- 1 група – до 1 336 000 грн на рік.
- 2 група – до 6 672 000 грн на рік.
- 3 група – до 9 336 000 грн на рік.
- Форми розрахунків — дозволено лише готівкові та безготівкові платежі. Бартер, векселі, криптовалюта та інші форми не допускаються.
Особливості загальної системи оподаткування
Загальна система оподаткування працює за іншим принципом. У цьому випадку підприємець сплачує податки не з усього доходу, а лише з чистого прибутку. Тобто спочатку від доходу віднімаються документально підтверджені витрати, і лише з різниці розраховуються податки. Загальна ставка податків фактично залежить від того, який прибуток отримує підприємець після врахування витрат.
Переваги загальної системи:
- Необмежені можливості — відсутність лімітів доходів, можна наймати будь-яку кількість працівників, доступні всі види діяльності.
- Облік витрат — можливість зменшувати оподатковуваний дохід на підтверджені витрати, що дозволяє ефективно планувати податкові платежі.
- Робота з ПДВ — можливість відшкодування ПДВ, що підвищує конкурентоспроможність при роботі з великими клієнтами.
Податкові ставки:
- ПДФО – 18% від чистого прибутку.
- Військовий збір – 5% від чистого прибутку.
- ЄСВ – 22% від мінімальної зарплати (мінімум).
На практиці це означає, що підприємці можуть суттєво зменшити податкове навантаження, якщо мають значні витрати — наприклад, на закупівлю товарів, оренду приміщення, логістику або виробництво. Але разом з цим загальна система вимагає більш складного бухгалтерського обліку. Підприємцю потрібно вести книгу обліку доходів і витрат, зберігати первинні документи та правильно підтверджувати кожну витрату.
Через складніший облік загальну систему частіше обирають підприємці, які працюють з великими обсягами товарів, займаються імпортом, виробництвом або мають значні операційні витрати.
Різниця між системами на практиці
Порівняльна таблиця
| Критерій | Спрощена система | Загальна система |
| Ліміт доходів | До 9,3 млн грн (залежно від групи) | Без обмежень |
| Кількість працівників | До 10 осіб (1-2 група), 3 група без обмежень | Без обмежень |
| Податкові ставки | Фіксовані суми або 3-5% | 18% ПДФО + 5% ВЗ |
| Звітність | Квартальна або річна | Квартальна + річна |
| Облік витрат | Не потрібен | Обов'язковий |
| ПДВ | Лише для 3 групи (3%) | За потреби |
| Види діяльності | Обмежені | Без обмежень |
| Складність ведення | Проста | Складна |
Найкраще зрозуміти різницю між цими системами можна на простому прикладі. Припустимо, підприємець отримує 100 000 грн доходу на місяць.
Якщо він працює на третій групі спрощеної системи зі ставкою 5%, то сума податку становитиме 5 000 грн, незалежно від того, скільки він витратив на ведення бізнесу. Навіть якщо витрати складуть половину доходу, податок залишиться таким самим.
Якщо ж той самий підприємець працює на загальній системі і має 60 000 грн витрат, то його чистий дохід становитиме 40 000 грн. У такому випадку податки розраховуються саме з цієї суми: 18% ПДФО і 1,5% військового збору. У результаті податкове навантаження може виявитися значно меншим, ніж на спрощеній системі.
Тому підприємці, у яких витрати становлять значну частину доходу, інколи обирають саме загальну систему оподаткування.
Яку систему краще вибрати
Вибір системи оподаткування залежить від структури бізнесу, обсягу доходів і витрат. Якщо підприємець працює у сфері послуг або фрілансу і має невеликі витрати, спрощена система зазвичай є більш вигідною і значно простішою у веденні. Вона дозволяє зменшити бюрократію та витрачати менше часу на бухгалтерію.
Натомість для підприємців, діяльність яких пов'язана з великими закупівлями, виробництвом або значними операційними витратами, загальна система може бути економічно доцільнішою. У такому випадку можливість враховувати витрати дозволяє зменшити базу оподаткування і оптимізувати податкове навантаження.
Яка система оподаткування вигідніша для ФОП
Одне з найчастіших питань підприємців — яка система оподаткування вигідніша для ФОП. Однозначної відповіді тут немає, оскільки все залежить від моделі бізнесу. Якщо підприємець отримує стабільний дохід і має мінімальні витрати, зазвичай вигіднішою буде спрощена система оподаткування. У такому випадку підприємець платить фіксований відсоток від доходу і не витрачає час на складний облік витрат.
Саме тому ФОП на єдиному податку часто працюють у сфері послуг, IT, консалтингу, маркетингу, дизайну, освіти або онлайн-торгівлі. У таких видах діяльності основним ресурсом є власна робота або інтелектуальний продукт, а витрати порівняно невеликі.
Інша ситуація виникає у підприємців, які мають значні операційні витрати. Наприклад, у торгівлі, виробництві або імпорті витрати можуть становити більшу частину доходу. У такому випадку загальна система оподаткування для ФОП іноді виявляється вигіднішою, адже податки нараховуються лише на чистий прибуток.
Фактично вибір системи оподаткування — це питання структури бізнесу. Чим більша частка витрат у доході, тим більше сенсу розглядати загальну систему.
Як здійснюється перехід на спрощену чи загальну систему
За замовчуванням ФОП чи ТОВ при реєстрації отримує статус "загальносистемника". Для переходу на спрощену систему підприємець може подати заяву до ДПС одночасно з реєстрацією або пізніше. Для першої та другої груп заяву слід подати до кінця місяця, в якому здійснено реєстрацію бізнесу — перехід відбувається з першого числа наступного місяця. Для третьої групи заяву необхідно подати протягом 10 днів з моменту реєстрації, перехід на обрану групу відбувається з дня подання. У разі пропуску термінів змінити систему можна лише з нового кварталу, подавши заяву мінімум за 15 днів до його початку.
Повернення на загальну систему також регламентується — слід подати заяву про відмову від ЄП до початку нового кварталу не менше ніж за 10 днів. Важливо пам'ятати, що реєстрація на спрощеній системі дозволяється лише один раз на рік — якщо підприємець уже був на ЄП і перейшов на загальну систему, повторно обрати ЄП можна лише наступного року.
5 поширених помилок при виборі системи оподаткування
Однією з найбільш поширених помилок є вибір системи оподаткування без аналізу структури витрат. Багато підприємців автоматично обирають спрощену систему, оскільки вона здається простішою. Однак якщо витрати становлять значну частину доходу, загальна система може бути вигіднішою.
Ще одна типова помилка — орієнтація лише на розмір ставки податку. Наприклад, ставка 5% на спрощеній системі виглядає невеликою, але вона застосовується до всього доходу, а не до прибутку. У результаті реальне податкове навантаження іноді може бути більшим, ніж на загальній системі.
Також підприємці часто недооцінюють значення бухгалтерського обліку. На загальній системі необхідно документально підтверджувати всі витрати. Якщо документи оформлені неправильно або їх немає, витрати можуть не врахуватися під час розрахунку податків.
Ще однією проблемою стає ігнорування лімітів доходу для платників єдиного податку. Якщо підприємець перевищує встановлений ліміт, йому доведеться перейти на іншу систему оподаткування і сплатити додаткові податки.
Крім того, деякі підприємці не враховують специфіку діяльності. Деякі види бізнесу взагалі не можуть працювати на спрощеній системі, тому перед реєстрацією ФОП варто перевірити вимоги законодавства.
